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12 | 高效会议：项目中要开好哪些会？
2019-11-23 雷蓓蓓
项目管理实战20讲
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讲述：雷蓓蓓
时长14:15大小13.05M
你好，我是雷蓓蓓。这一讲，我们来聊一聊项目中的会议。
从事项目管理工作之后，你会发现自己一下子多了很多大大小小的会。项目全局涉及到的整个过程，你都要去了解。很多人说，项目经理有 80% 的时间都用在了沟通上，不是在开会，就是在开会的路上，其实所言不虚。
会就是聚会、见面、集会，议就是讨论、商议，会议作为一种群体沟通方式，决定了正式信息在项目组内的传递路径。实际上，我们的会议，就像现代人的营养一样，过剩了。我们知道，营养过剩就会吸收不进去，那么会议过剩了，会怎样呢？
如果我们把项目组看成一个有机体，这个有机体承载不了那么多的信息，后果就是会而不议。会上说了一堆，却没有决议，没有动作，那么这个有机体是没有办法正常运作的。怎么办呢？
答案就是“断舍离”，只开最有必要的会，会而有议，议而有决，决而有行。会议不在多，而在于精，每个会议都要真正开出效果来。
项目中的重要会议
其实，“断舍离”是一种思维习惯，也就是说，你要有意识地选择，最适合项目现阶段状况的会议。
项目过程中有大大小小的会，我把这些会议汇总在了下面的这张图片中，你可以看一下。实际上，这些会分别服务于不同的目的。之前我讲过复盘会、评审会，我们今天重点来看启动会、每日站会和项目周会。
实际上，只要掌握了这些类型的会议要点，其它类型的会议也就不在话下了。
启动会
启动会好比是誓师大会，用来快速地聚拢兵力，集中力量干大事！
我曾经经历过一个项目，因为战略调整和重组，这个团队的规模，迅速地从十多个人扩张到了一百多人。这个临时拼凑的百人军团，大多是自上而下从各个部门紧急征集来的。看起来人很多，但因为角色身份混乱，工作习惯不同，团队内部存在着各种冲突和困惑。在这样的情况下，一场启动会就是非常有必要的。那么，怎么做启动会呢？
启动会的目的是清晰目标，明确授权。要做到这一点，你需要分三步走，分别是 why、what 和 how。
其中，第一步 why 是最难讲好的。但实际上，只有充分理解了项目背景、目的和意义，才能更好地唤起团队的参与热情。
那个项目的启动会，我们特意邀请到大老板亲自上阵跟大家讲述项目背景。他从公司战略赛道的选择性聚焦，讲到自己对这个事业的追求，话语中所传达出的重视、关注和热爱，是让这个 why 真正打动人的核心要素。
接着是 what，描绘蓝图，设定清晰的愿景，包括项目的三年目标、五年规划，越清晰越好，为的是让团队看到未来的样子。
你可以使用直接讲解的方式，也可以采用更加互动的做法。比如，我们曾经组织大家基于项目的背景信息一起共创，分组画画，共同畅想未来的愿景。这种画面感，会形成一种深刻的体感记忆，让大家在开始做事之前，就先有了沉浸式体验，效果非常好。
最后一步是 how，也就是明确团队之间的责任分工以及合作公约。
对于一些新组建的团队来说，也可以加入一些破冰的环节，让大家打破边界，尽快建立新的协作模式。你还可以留一些时间给重要的角色代表发言，大家的热情相互感染，会让士气空前高涨。这时，启动会的效果就达成了。
关于启动会的内容，你可以从以下十个方面着手准备：
项目背景
项目目标
项目范围
里程碑计划
主要风险
组织架构
责任分工
流程机制
沟通方式
支持工具
其中，沟通方式指的是，会议的时间安排、频率及参与人员；支持工具一般是指项目组统一使用的任务管理、文档管理、代码管理的工具。
需要注意的是，只有在新项目或新阶段准备启动，涉及到方向、目标、人员、职责的调整的时候，才需要开启动会来进行公开的澄清和授权。我跟你分享一份启动会的 PPT 模板，你可以点击网盘链接获取，提取码是 v1da。
每日站会
随着敏捷的普及，每日站会的概念也是深入人心。然而，很多站会被当作是例行公事的汇报会，枯燥无味，还有一些站会开得冗长且低效。
其实，开好站会的关键，是要还政于民。站会满足的是团队的自组织需要，而不是 leader 的监控需求。
那些把站会开得很持久的团队，往往已经形成了自我管理的氛围，团队每天会通过站会了解整体状态，并对暴露出的风险和问题做出集体决策。
作为项目管理人员，你要引导团队不断建立和完善自己的规则，并在运行顺畅之后，把站会还给大家，让大家自己决定站会要怎么开。
早期我带过一个团队，经过反复尝试，大家决定把站会的时间放在午饭前的 11:30 开始。这样一来，团队成员可以有相对完整、不被打扰的整个上午的工作时间。另外，吃饭的动力也会让大家集体加速，从而保障站会的高效。如果有一些争议性的话题没有解决，午饭时也可以继续讨论。
其实，真正自我管理的站会，除了团队成员自己决定站会时间之外，连主持人都是成员轮流来当的。为了让每个主持人都能把站会开好，有效把握会议节奏，经过长期的实践，我逐渐摸索出来一套“三张牌”式站会法。
站会开始时，主持人将红、黄、绿三张牌分别发给所有的与会人员。在整个站会的过程中，任何人都可以随时举牌来行使自己的权利。
举“红牌”：表示叫停谈话，避免过度的讨论和无结果的时间浪费，提高站会效率；
举“黄牌”：表示打断讨论，进行提问，向发言者了解协同及依赖的信息；
举“绿牌”：这是一个 token 牌，代表每个人的发言权。每次只有 1 个人发言，按顺序来，将此牌归还给主持人表示同步完毕。
当所有的“绿牌”都已归到主持人手中，而且没有更多疑问的时候，站会就可以结束了。
这样简单的游戏规则，既可以帮助主持人有效地把握节奏，同时还把会议控制的权力和责任交给了与会的每一个人，任何人都可以对过度的讨论随时喊停，从而让站会在“有用”的同时又能保持“高效”。
项目周会
通常情况下，对于 10 人以内的小团队来说，如果已经有了每日站会，就不太需要再另外设置周会了。
但是，当项目组的规模继续扩大，分成了若干的工作小组之后，你就需要利用项目周会，周期性地对项目的各个角色、各条线的进展和风险做全面的检查了。
项目周会的目的，是解决整体计划层面、跨团队协同配合的问题，包括产品、运营、市场、研发等环节。由于项目周会是面向各个角色负责人，甚至面向全员的全局性会议，所以，项目周会就天然地成为了一个最能直接把控整体脉搏的地方。
项目周会的内容，除了常规的各角色进度和风险同步之外，你还需要根据项目组每个时期的整体阶段性重点，来设置相应的环节，让大家清晰地感受到项目组明确的导向，也就是什么是当前最重要的。
比如，业务初创期，我们每周会一起关注业务数据的实时变化，针对有问题的部分，各个角色及时联动调整策略；对于一些技术保障类的业务，则会每周重点关注客户反馈的工单数据和服务保障 SLA 的变化；对于 ToB 类业务，会重点关注付费率、续费和丢单情况的最新变化，从而及时找到问题，快速联动解决。
保障会议品质的关键
实际上，会议的品质，很大程度上可以看出一个项目团队的互动品质。把会开好，看上去很简单，但其实并不容易。我的经验是，不要盯着会议的数量，而是要追求会议的品质，这里有三个基本要素。
1. 明确会议边界
每个会议都有特定的主题和目的，并有明确的参会人员范围，这个就叫会议的边界。
你可以写下目前参加的每一个会，问问自己：“为什么要开这个会？会议的边界是什么？哪些议题适合在会上讨论？”对于那些与主题不相干的议题，你要坚决舍弃。
我见过过很多会议，要么是流水账式的汇报状态，一大半人在那儿玩手机、看电脑，要么就是进入了技术细节讨论状态，过分纠结于细节，争执不下，早就偏离了会议主题。这些都是会议边界定义不清的问题。
想要彻底改善，项目经理要做好两个确保：
确保各部分的进展信息在会前统一提交，会议当场只说重要问题、风险及需要支持的地方；
确保会议当场严格围绕主题开展，对偏离主题的讨论，及时叫停！
另外，参会的人，也应该是有边界的，并不是越多越好。相关问题的主要决策人，对这个问题有责任的相关人员、负责执行决议的人员是必须参与的。发送会议邀请时，你要明确哪些是必须参与的人员，并抄送那些可以选择参加的人员。
2. 建立会议规则
我们曾经做过一个“会议小恶魔”的游戏，就是让每个人想尽办法地破坏会议，借此去体会开好一个会，需要哪些要素。结果我们发现，像迟到、拖堂、开小会、看手机等行为，问题虽然不大，但是频繁发生的话，就会大大地影响会议品质。
特别是对于一些周期性的常规会议，约定好会议规则是非常有必要的。主持人要引导大家建立会议规则，对于迟到、请假、拖堂、跑题等行为建立公约，并成为规则的守护者。
我身边有些做得好的项目周会，光是会议规则就已经迭代过五六个版本，从迟到红包、拖堂红包开始，到轮流担任“规则守护大使”的角色，最后发展成由主持人判定违反会议规则者，即自动成为下次会议的主持人……不得不说，这一招真的很管用。规则上的推陈出新，在活跃了氛围的同时，还共同构建出了高效的会议品质，最终是对每个人的时间负责。
3. 做好会后跟进
要想真正做到决而有行，最终靠的是有效的会后跟进，真正把决策落到实处。
会议主持人要及时汇总讨论的结果，并形成会议结论。对于无法当场确认的问题，一定也要进行记录，并明确跟进人和完成时间。会后所有跟进事项，直接进任务系统，确保跟进到底。同时，要在会议纪要的邮件中明文呈现，下次会议统一回顾。
总结
今天，我给你介绍了项目中要开好的重要会议，以及保障会议品质的三个要素。
有同学给我留言说，自己的团队是按照敏捷的框架来开会，每个会都开了，可最后团队都觉得流于形式，组织者也觉得索然无味。
其实，这并不是敏捷方法的问题，流水不腐，户枢不蠹。没有什么东西是一成不变的，会议设计和流程，也需要根据项目各阶段的情况做相应的调整。既然项目的状态和团队的状态一直在变化，那就要根据这种变化去动态调整，想清楚我们到底要开哪些会？不开哪些会？怎么把会开好？
只要你坚持只开最有必要的会，开真正高效且产生决议的会，大家不但不会排斥，还会积极参与，会后还会有“这么短时间就达成一致”的满足感！所以你看，会议不是目的，借助会议去做好群体沟通，让大家看到有效的进展，才是最重要的。
畅所欲言
请你根据“断舍离”的理念，梳理一下你自己在组织的会，特别那些你自己在内心深处都认为是例行公事的会。然后，请思考一下，哪些会是要舍弃的？哪些会是必要的？接下来，你打算如何开好这些会？
欢迎你畅所欲言，我在留言区等你，也欢迎你把文章分享给你的朋友。
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11 | 质量管理：一次把事情做对！
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1716143 665 拼课微信(9)
2019-11-23> 会议规则就已经迭代过五六个版本
蓓蓓老师，请教下这个方便分享最新一版的规则吗？作者回复: 我给极客的编辑同学看过我们周会的规则，反馈是太魔性了……🤦♀️，这个得结合自己团队来定。
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2019-11-25這篇真應該給我們PM聽聽，他每天的站會，每週的例會，完全就是文中說的，要麼大家都玩手機看電腦，要麼就是進入無休止的技術細節討論展开
2019-11-24看了本节内容，我有一个想法，怎么提高自己在会议中的参与度。比如，每天早上晨会，除了沟通昨天的工作内容，以及当日的工作内容，还可以沟通哪些高质量的内容？（我是一个程序员）作者回复: 反向思维，很棒！既然是群体沟通，会议的品质，其实是靠大家的，不只是主持人的独角戏。
2019-11-24对于一些关键会议，虽然提前确定好会议目标、主题、参会人员、各参会人的准备和输出，但也常因为参会人未准备充分而导致会议低效，这种情况怎么改善比较好呢？作者回复: 谢谢你的问题，特别好！你知道为什么改版五六次会议规则吗？其实，开好会这件事，就好比整理衣柜，你很容易知道该怎么整理好，但一直保持整洁，其实是件非常困难的事，至少我是这样的，哈哈
并且，开会还要更难一些，因为不止是你一个人做好就可以了，那是一群人的事。所以我说会议品质是团队互动品质的体现，互动品质是本，会议是表象。
要真想开好会，先把你自己整理好，大家的规则得大家定，但你可以成为榜样。
2019-11-23敏捷三连问，问着问着就成了形式了……，很多情况就是挺好个东西做起来之后就变味儿。作者回复: 是的，敏捷有它的底层价值观设定，如果只拿了形就容易走样。
2019-11-23先说说站会，很早的时候，领导要求每天要开站会，自己的理解，就是回报一下昨天的工作情况和今日计划，流于形式，更多的是流水账了，没有理解到站会的意义，后来慢慢就不开了。
再谈谈周会，以前认为周会是浪费时间的，人那么多，每人都说完会花很多时间，就是一些流水账，后来让每个人说说工作中的问题，以及需要协调的工作，这个对工作会有一些帮助。
看了老师的这篇文章，有一些感触，一定要让成员了解开会的目的和意义，另外呢，会议更多是讨论已经思考过的结论，而不是流水账，更不是讨论出结论。展开作者回复: 是的！不过也有些专项问题的讨论会，目的不同，会议形式和流程也不一样。
2019-11-23每日晨会，统计昨天完成情况于今日计划，有什么需要的帮助的，结果发现需要的帮助就是把昨日他们没解决的问题解决了展开作者回复: 人员能力还达不到的话，先还是做好能力建设，再去看自我管理。
2019-11-23老师，你这些图都是用什么工具绘制的？展开作者回复: draw.io，是个网络绘图工具，直接打这个网址就可以画
- 2019-11-23看完想把我买了没开封的一本叫断舍离的书好好看看(｡･ω･｡)ﾉ♡
作者回复: 哈哈，断、舍、离，也是我的功课。
